مدیریت زمان در محل کار یکی از مهمترین مهارت هایی است که می تواند بهره وری، کاهش استرس و پیشرفت شغلی را بهبود ببخشد. اهمیت مدیریت زمان در محیط کاری را می توان از جنبه های زیر بررسی کرد:
۱. افزایش بهره وری و کارایی
- با برنامه ریزی صحیح، میتوان وظایف را در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت انجام داد.
- اولویت بندی کارها باعث می شود که انرژی روی مهم ترین و ضروری ترین وظایف متمرکز شود.
۲. کاهش استرس و فشار کاری
- انجام کارها در زمان مناسب، از تراکم وظایف و فشار لحظه آخری جلوگیری می کند.
- داشتن یک برنامه مشخص، ذهن را از آشفتگی و نگرانی درباره کارهای عقبافتاده آزاد می کند.
۳. بهبود کیفیت کار و تصمیمگیری
- وقتی زمان به درستی مدیریت شود، فرصت کافی برای بررسی دقیق و اصلاح اشتباهات وجود دارد.
- داشتن زمان کافی برای فکر کردن به راهحل های بهتر و خلاقانه تر باعث ارتقای کیفیت کار میشود.
۴. ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی
- با مدیریت زمان مناسب، کارها در ساعات اداری به پایان میرسد و نیازی به اضافهکاری مداوم نیست.
- باعث میشود که فرد فرصت بیشتری برای استراحت، خانواده و تفریحات شخصی داشته باشد.
۵. افزایش فرصت های رشد و پیشرفت شغلی
- کارمندان منظم و وقتشناس، اعتماد مدیران و همکاران را جلب می کنند.
- مدیریت خوب زمان، فرصت بیشتری برای یادگیری مهارتهای جدید و پیشرفت حرفهای ایجاد میکند.
۶. بهبود روابط کاری و همکاری تیمی
- وقتی هر فرد کارهای خود را در زمان تعیینشده انجام دهد، تیم دچار تأخیر و بینظمی نمیشود.
- احترام به زمان خود و دیگران باعث افزایش همکاری و اعتماد تیمی میشود.
در این مقاله به ده نکته برای تسلط بر مدیریت زمان در محل کار اشاره می شود:
۱. دریابید که در حال حاضر زمان خود را چگونه می گذرانید.
اگر میخواهید مدیریت زمان شخصی خود را بهینه کنید، ابتدا باید بفهمید زمان خود را صرف چه کارهایی می کنید. سعی کنید با ردیابی فعالیت های روزانه خود، زمان خود را به مدت یک هفته ثبت کنید. این عمل به شما کمک می کند:
- تعیین کنید که چقدر می توانید در یک روز فعالیت های مدنظر خود را به انجام برسانید.
- موانع استفاده درست از زمان را شناسایی کنید
- بر فعالیت هایی تمرکز کنید که بیشترین بازده را به همراه دارند.
با انجام این ممیزی زمان، کاملاً مشخص می شود که چه مقدار از زمان شما صرف افکار، گفتگوها و فعالیت های غیرمولد می شود.
شما درک دقیق تری نسبت به مدت زمانی که انواع خاصی از کارها به طول می انجامد به دست خواهید آورد (که برای اجرای آن در مراحل بعدی بسیار مفید خواهد بود). این تمرین همچنین میتواند به شما کمک کند تا زمانی از روز را که بیشترین بهرهوری را دارید تعیین کنید – به این ترتیب، میدانید چه زمانی روی پروژههای خود که به بیشترین تمرکز و خلاقیت نیاز دارند، کار کنید.
۲. یک برنامه روزانه ایجاد کنید و به آن پایبند باشید.
این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار کاملاً حیاتی است. حتی سعی نکنید روز خود را بدون فهرستی از کارهای سازماندهی شده شروع کنید. قبل از اینکه کار را برای یک روز ترک کنید، فهرستی از مهم ترین وظایف روز بعد تهیه کنید. این مرحله به شما این امکان را می دهد که به محض رسیدن به محل کار فعالیت های خود را ادامه دهید.نوشتن همه چیز روی کاغذ مانع از این میشود که شبها بیدار بمانید و کارهای روز بعد را در مغز خود زیر و رو کنید. درعوض، ضمیر ناخودآگاه شما زمانی که خواب هستید به برنامه هایتان می پردازد، به این معنی که می توانید صبح ها با بینش های جدید برای روز کاری از خواب بیدار شوید.
۳. عاقلانه اولویت بندی کنید.
همانطور که فهرست کارهای خود را سازماندهی می کنید، اولویت بندی برای مدیریت موفق زمان در محل کار کلیدی است. با حذف کارهایی که در وهله اول نباید انجام می دادید شروع کنید. سپس سه یا چهار کار مهم را شناسایی کنید و ابتدا آنها را انجام دهید – به این ترتیب، مطمئن شوید که کارهای ضروری را تمام کردهاید.لیست کارهای خود را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که آن را بر اساس اهمیت یک کار و نه بر اساس فوریت آن سازماندهی کرده اید. مسئولیت های مهم از دستیابی به اهداف شما حمایت می کنند، در حالی که مسئولیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند و با دستیابی به اهداف دیگران مرتبط هستند.
۴. کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید.
با این کار در زمان و انرژی ذهنی خود صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، برای پاسخ دادن به ایمیلها، برقراری تماسهای تلفنی، تشکیل پرونده و غیره زمانهای جداگانهای ایجاد کنید. به ایمیلها و پیامهایی که وارد میشوند پاسخ ندهید، زیرا انجام این کار در بهترین حالت موجب حواسپرتی می شود . نوتیفیکیشن های تلفن و ایمیل خود را خاموش کنید تا وسوسه چک کردن در زمان تعیین نشده کاملاً از بین برود.
۵. از تمایل به انجام چند کار اجتناب کنید.
این یکی از ساده ترین نکات مدیریت زمان برای کار است، اما در عین حال می تواند یکی از سخت ترین آنها باشد. بر روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید و از همه عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید. انجام چند کار ممکن است وسوسه انگیز باشد، اما وقتی می خواهید این کار را انجام دهید، فقط به پای خود شلیک می کنید. وقتی از یک کار به کار دیگر می روید، زمان را از دست می دهید و بهره وری را کاهش می دهید.
۶. برای کارها محدودیت زمانی تعیین کنید.
بخشی از برنامهریزی شما باید شامل تعیین محدودیتهای زمانی برای کارها باشد، بهجای اینکه فقط تا زمانی که کاملا انجام شوند کار کنید.
۷. وقفهها را بخشی از برنامه خود قرار دهید.
وقتی کاری را تمام کردید، به خود فرصت دهید تا نفس بکشید. استراحت های کوتاهی داشته باشید، خواه یک پیاده روی کوتاه، یک بازی پینگ پنگ، کمی مدیتیشن و غیره
۸. نه گفتن را یاد بگیرید.
اگر نه گفتن را یاد نگیرید، هرگز یاد نخواهید گرفت که چگونه زمان را در محل کار مدیریت کنید. فقط شما واقعاً میدانید که برای چه کاری وقت دارید، بنابراین اگر برای تمرکز بر کارهای مهمتر نیاز به رد درخواست دارید، در انجام آن تردید نکنید. و اگر پروژهای را انجام میدهید که مشخصاً به جایی نمیرسد، از رها کردن آن نترسید.
به جای انجام کارهای زیادی که ارزش کمی دارند یا بدون ارزش هستند، کارهای کمتری را انجام دهید که ارزش بیشتری ایجاد می کند. قانون 80/20 را به خاطر داشته باشید – 80 درصد خروجی شما از 20 درصد ورودی های شما می آید. تلاش خود را بر این اساس متمرکز کنید.
۹. سازماندهی کنید.
برای مدیریت موثر زمان، این نکته باید در لیست کارهای شما قرار گیرد. اگر انبوهی از کاغذها در سرتاسر میزتان پراکنده شده است، پیدا کردن کاغذ مورد نیازتان مانند پیدا کردن سوزنی در انبار کاه است. ناگفته نماند که درهم و برهمی می تواند باعث عدم تمرکز شود. چیزهای کوچک تفاوت بزرگی ایجاد می کنند. یک سیستم بایگانی برای اسناد ایجاد کنید، اشتراک ایمیلهایی را که دیگر نیازی ندارید لغو کنید فقط یک بار باید این کار را انجام دهید، اما برای همیشه از مزایای آن برخوردار خواهید شد.
۱۰. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید.
رسانههای اجتماعی، مرور وب، همکاران، پیامهای متنی، پیامهای فوری –عواملی که موجب حواسپرتی در محل کار میشوند نامحدودند . کلید مدیریت زمان شخصی، فعال بودن برای خلاص شدن از شر آنها است. در را ببندید تا وقفه ها را محدود کنید. همه برگه ها را ببندید به جز آنهایی که در حال حاضر روی آنها کار می کنید. اعلان های پیام رسانی را خاموش کنید و تماس های تلفنی شخصی خود را برای ناهار بگذارید. قدم های کوچک بردارید، دو عامل اصلی خود را که حواستان را پرت میکنند شناسایی کنید و به مدت دو هفته روی غلبه بر آنها تمرکز کنید و به یاد داشته باشید که خواب کافی، نوشیدن آب کافی و تغذیه سالم همگی می توانند به شما کمک کنند تا در طول روز کاری متمرکز بمانید.
منبع:
https://www.lucidchart.com/blog/time-management-at-work
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/careers/soft-skills/time-management-list-tips/